Аж ахуйн нэгжийн байгуулсан гэрээний хадгалалтын нөхцлийг салбарын стандарт, нормативаар зохицуулдаггүй тул алдахаас хэрхэн зайлсхийх, зөв хадгалалт, нягтлан бодох бүртгэлийг хэрхэн зохион байгуулах вэ гэсэн асуулт байнга гарч ирдэг. Энэ асуудлыг шийдвэрлэх хамгийн оновчтой шийдэл бол тодорхой баримт бичгийг бэлтгэх, дүгнэх, хадгалах журмыг тодорхой аж ахуйн нэгжийн корпорацийн акт гаргах явдал юм.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Хэрэв танай компани гуравдагч этгээдийн байгууллагуудтай маш их ажилладаг бөгөөд байгуулсан гэрээний тоо нь мэдэгдэхүйц байгаа бол тэдгээрийн хадгалалтыг оффис эсвэл албан тасалгаанд даатгах нь утга учиртай юм. Энэ нь даргад гарын үсэг зурж, гэрээлэгчдээс илгээсэн бүх баримт бичгүүдийг оффис дээр бүртгэдэг тул энэ нь нэлээд тохиромжтой юм. Тамгын газрын ажилтнууд гүйцэтгэсэн гэрээг бүртгүүлсний дараа шаардлагатай тооны хуулбарыг хийж гүйцэтгэгчдэд тарааж, баримт бичгийн эх хувийг тусгайлан тогтоосон газарт хадгалах ёстой.
Алхам 2
Хэрэв танай компани жижиг бөгөөд танд бичиг хэргийн хэлтэс, хариуцлагатай бичиг хэргийн ажилтан байхгүй бол үл хөдлөх хөрөнгө түрээслэх, худалдаж авах зэрэг чухал боловч ховор хэрэглэгддэг гэрээнүүдтэй хамт хуулийн хэлтэст хамт байх нь утга учиртай юм. компанийн үүсгэн байгуулагч, эрх зүйн баримт бичиг. Тэдгээр дээр тооцоо хийдэг нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэс эдгээр гэрээний хуулбарыг өгөх ёстой. Үүний зэрэгцээ нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэст төлбөр тооцоо, төлбөрийн нөхцөл эсвэл тогтмол үечилсэн төлбөр (хэрэглээний төлбөр, харилцаа холбоо) -ийг хянах шаардлагатай нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийн нэг хэлбэр болох ажил үйлчилгээ, хангамж, үйлчилгээ, гүйцэтгэлийг хадгалах, хадгалах.
Алхам 3
Ямар ч тохиолдолд бүх гэрээ нь өөрийн гэсэн дотоод бүртгэлтэй байх ёстой бөгөөд тус бүрт нь гэрээний цахим бүртгэлд оруулах дугаарыг өгөх ёстой. Энэ бүртгэлийг Excel хүснэгтэд хийж болно. Цахим журналаас гадна эдгээр гэрээг гаргасан цаасан дээр үндэслэсэн бүртгэл хөтлөх шаардлагатай бөгөөд үүнд гэрээний эх хувийг хэзээ, хариуцсан гүйцэтгэгчдэд хүлээлгэн өгөхийг тусгасан болно. Энэхүү тэмдэглэлд гэрээг хадгалах, хүлээн авах тухай баримтыг баталгаажуулсан хариуцлагатай гүйцэтгэгчийн гарын үсгийн талбарыг багтаасан байх ёстой.
Алхам 4
Гэрээтэй ажиллах журмыг гэрээг бэлтгэх, байгуулах, хадгалах журмын тухай журамд тодорхойлж, аж ахуйн нэгжийн дарга батална.
