Байгууллага бүр бизнесийн гүйлгээний хэмжээг тасралтгүй тэмдэглэж, тэдгээрийн өөрчлөлтийг хянах шаардлагатай. Хамгийн хялбар арга бол данс ашиглан бүртгэл хөтлөх явдал юм.
Дансны бүрдэл ба төрөл
Нягтлан бодох бүртгэлийн дансууд нь одоогийн нягтлан бодох бүртгэлийг хийхэд жишээлбэл, компанийн балансаас илүү хялбар бөгөөд хөдөлмөр бага шаарддаг. Эдгээр нь нэлээд энгийн бүтэцтэй бөгөөд дараахь элементүүдээс бүрдэнэ - зүйл ба дансны дугаар, мөн дебит ба зээлийн талууд.
Эдийн засгийн утга агуулгын үүднээс идэвхитэй, идэвхгүй дансуудыг ялгадаг. Тэднийг салгах нь дебит, зээлийн болон үлдэгдлийн зорилго дээр суурилдаг.
Идэвхтэй данс
Идэвхтэй данс нь төлөв байдал, компанийн хөрөнгийн өөрчлөлтийг тэдгээрийн үүсэх хэлбэрийн хүрээнд тооцоход зориулагдсан болно. Тэд түүний өмч, өр төлбөрийг хариуцдаг; компанийн хөрөнгийн хөдөлгөөнийг идэвхтэй дансанд тусгадаг. Идэвхтэй дансууд нь банкны данс, агуулах гэх мэт компаний хөрөнгийн талаархи мэдээллийг агуулдаг.
Тэдгээрийн эхний (хугацааны эхэн дэх хөрөнгийг тусгасан) ба эцсийн үлдэгдэл, мөн сангийн өсөлтийг дансны дебет дээр, өрхийн сангийн бууралтыг дансны кредитэд бүртгэдэг.
Гол идэвхтэй дансууд нь:
- үндсэн хөрөнгө (данс 01) - энэ дансыг компанийн үндсэн хөрөнгийн хөдөлгөөнийг бүртгэхэд ашигладаг;
- биет бус хөрөнгө (04) - дансаар биет бус хөрөнгийн хөдөлгөөн, түүнчлэн эрдэм шинжилгээ, судалгааны ажилд оруулсан хөрөнгө оруулалтыг бүртгэхэд ашигладаг;
- материал (10) - материал, түүхий эд, түлш, хагас боловсруулсан бүтээгдэхүүн гэх мэт бүтээгдэхүүний эзлэхүүний өөрчлөлтийг тооцоход ашигладаг;
- үндсэн үйлдвэрлэл (20) - үйлдвэрлэлийн зардлыг тооцоход үйлчилдэг;
- бараа (41) - дахин борлуулах, боловсруулах зорилгоор худалдаж авсан үнэ цэнийг бүртгэхэд ашигладаг;
- бэлэн бүтээгдэхүүн (43) - бэлэн бүтээгдэхүүний эзлэхүүнийг тооцоход ашигладаг;
- байгууллагын касс (50) ба төлбөр тооцооны данс (51) - тус компанийн кассын болон харилцах дансны мөнгөний хөдөлгөөнийг харгалзан үздэг.
Идэвхтэй ба идэвхгүй дансны ялгаа нь дебит эхний үлдэгдэл ба эцсийн үлдэгдэлтэй байх явдал юм. Өөр нэг ялгаа нь дебит эргэлт нь сангийн өсөлт, зээлийн эргэлт буурна гэсэн үг юм.
Идэвхгүй данс
Идэвхгүй дансанд аж ахуйн нэгжийн санг бүрдүүлэх, шилжүүлэх эх үүсвэрийн бүртгэл хөтөлдөг. Тэдгээр нь хөрөнгийн хэмжээ болон компанийн өрийн бүрэлдэхүүнд өөрчлөлт оруулсан гүйлгээг харуулдаг. Эдгээр нь компаний түншүүд, ажилчид эсвэл улсын өмнө хүлээсэн үүргийг бүртгэхэд зориулагдсан болно.
Идэвхгүй дансууд дээр эхний, эцсийн үлдэгдэл, мөн хөрөнгийн нэмэгдэл зэргийг зээл дээр бүртгэдэг. Өрхийн хөрөнгийн бууралтыг дебет дээр харуулна. Гол идэвхгүй дансууд нь:
- богино хугацааны (66) ба урт хугацааны зээл, зээлийн (67) тооцоог богино хугацааны (нэг жил хүртэл) болон урт хугацааны (нэгээс дээш) зээлийн нөхцөл байдлыг тооцоход ашигладаг;
- Цалингийн тооцоо (70) - цалин хөлс, түүнчлэн хувьцааны орлогын талаархи мэдээллийг бүртгэхэд ашигладаг;
- эрх бүхий (80), нөөц (86) ба нэмэлт хөрөнгө (87) - компанийн бүх төрлийн капиталын хөдөлгөөний талаарх мэдээллийг бүртгэхэд үйлчилдэг.
Компанийн өмч, түүний үүсэл эх үүсвэрийг тусгасан идэвхтэй пассив дансууд бас байдаг. Идэвхгүй пассив дансанд компаний ханган нийлүүлэгчид, үүсгэн байгуулагчид, гүйцэтгэгчидтэй хийсэн төлбөр тооцоо, татварын суутгал, даатгал, тэтгэврийн зардлыг харгалзан үзсэн данс багтдаг.
