Аливаа байгууллага нь компанийн хэрэгцээ болон ажилтны томилолтын зардалд зарцуулж болохуйц хариуцлагатай хөрөнгийг ашиглах хэрэгцээтэй тулгардаг. Хариуцлагатай этгээд ямар ч тохиолдолд гаргасан дэд тайланд зарцуулсан бүх хөрөнгийн талаархи мэдээллийг илтгэх урьдчилсан тайлан бөглөх үүрэгтэй. Энэхүү баримт бичгийн хувьд компанийн нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэст нягтлан бодох бүртгэлийг бөглөх, хүлээн авах тодорхой дүрмийг тогтоосон болно.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Өргөдөл гаргахдаа аж ахуйн нэгжийн даргад өргөдөл гаргахдаа шаардагдах хэмжээ, хүлээн авсан огноо, урьдчилгаа авах зорилго зэргийг зааж өгөх ёстой. Хариуцлагын хэмжээг менежер баталсны дараа өмнөх урьдчилгааны үлдэгдэл энэ ажилтанд үлдсэн эсэхийг шалгах шаардлагатай. Хариуцлагын мөнгийг байгууллагын кассаас гаргадаг бол ОХУ-ын Төрийн статистикийн хорооны 1998.08.18-ны өдрийн 88 тоот тушаалаар батлагдсан NoКО-2 маягтын дагуу бэлэн мөнгөний гадагшлах захиалгыг бөглөдөг.
Алхам 2
Зардал гаргах эсвэл бизнес аялалаас буцаж ирснээс хойш гурав хоногийн дотор бизнесийн ажилтны зардлын тайлан, дагалдах баримт бичгийг хүлээн авах. Тайлангийн маягт нь хоёр талт баримт бичиг юм. Хариуцлагатай хүн урд талдаа өөрийнхөө тухай өгөгдлийг бөглөх ёстой бөгөөд ар талд нь бодит зарцуулсан мөнгөний тухай мэдээллийг 1-6-р баганад оруулна.
Алхам 3
Урьдчилсан тайлан бөглөсөн эсэх, гарсан зардлын баримтыг баталгаажуулсан баримт бичгийн бүрэн бүтэн байдлыг шалгах. Нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтсээс нягтлан бодох бүртгэлд хүлээн зөвшөөрсөн зардлын мэдээллийг харуулсан тайлангийн ард 7-10-р багануудыг бөглөнө үү.
Алхам 4
Үйлдвэрийн менежер эсвэл итгэмжлэгдсэн хүний гарын үсэгтэй баталгаажуулсан тайланг батлах. Хариуцлагатай этгээд олгосноос бага мөнгө зарцуулсан бол зарцуулаагүй мөнгийг орж ирсэн бэлэн мөнгөний захиалгыг бий болгосноор кассанд буцааж өгөх ёстой. Хэрэв мэдээлснээс илүү их мөнгө зарцуулсан бол ажилтан бэлэн мөнгөний урсгалын захиалгад хэт их зарцуулсан дүнг гаргах шаардлагатай болно. Хэрэв мөнгөн дүнгийн нэг хэсгийг гадаад валютаар зарцуулсан бол баримт бичгийн огноогоор ОХУ-ын Төв банкны валютын ханшаар урьдчилж тайланд тусгасан болно. Тайлагнасан дүнтэй холбоотой бүх баримт бичгийг урьдчилсан тайлангаар баталгаажуулах ёстой.
