Байгууллагад өдөр бүр тодорхой бизнесийн үйл ажиллагаа, үйл явц явагддаг: нөөцийг олж авах, ашиглах, бүтээгдэхүүнийг ачилт хийх, худалдан авагчид, санхүүгийн байгууллагууд, ханган нийлүүлэгчидтэй төлбөр тооцоо хийх гэх мэт. Эдгээр бүх ажиллагааг анхан шатны баримт бичигт тусгах ёстой.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Анхдагч нь бизнесийн гүйлгээний баримтыг бүртгэдэг баримт бичиг юм. Ихэнх нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн хувьд стандарт маягтууд байдаг. Зарим тохиолдолд байгууллага нь зарим бизнес гүйлгээг бүртгэх өөрийн хэлбэрийг боловсруулж болно. Нягтлан бодох бүртгэлд шаардлагатай бүх нарийн ширийн зүйлийг агуулсан баримт бичгийг л хүлээн авах боломжтой. Эдгээр дэлгэрэнгүй мэдээлэлд дараахь зүйлс орно.
- анхан шатны баримт бичгийн нэр;
- энэ баримт бичгийг бүрдүүлсэн байгууллагын нэр;
- ажиллагаанд оролцсон талуудын нэр, дэлгэрэнгүй мэдээлэл;
- баримт бичиг бэлтгэсэн огноо;
- бизнесийн гүйлгээний нэр, агуулга;
- бизнесийн ажил гүйлгээг хариуцах албан тушаалтны жагсаалт;
- хариуцлагатай хүмүүсийн гарын үсэг.
Анхан шатны баримт бичгийг гүйлгээ хийх үед эсвэл дууссаны дараа шууд бүрдүүлэх ёстой.
Алхам 2
Нягтлан бодогчийн ажилладаг бүх баримт бичгүүдийг гадаад ба дотоод гэсэн хоёр бүлэгт хувааж болно. Гадаад баримт бичиг нь тухайн байгууллагын янз бүрийн гэрээт гүйцэтгэгчдээс аж ахуйн нэгжид ирдэг. Харилцагч талууд нь санхүүгийн байгууллагууд, худалдан авагчид, ханган нийлүүлэгчид, засгийн газрын агентлагууд болон банкууд, татварын алба байж болно. Аливаа баримт бичгийг хүлээн авсны дараа энэ баримт бичиг нь нягтлан бодох бүртгэлийн эсэх, бизнесийн гүйлгээний талаар мэдээлэл агуулсан эсэхийг тодорхойлох шаардлагатай. Дараа нь та дэлгэрэнгүй мэдээлэл, гарын үсэг, тамга байгаа эсэхийг шалгах хэрэгтэй. Түүнчлэн бизнесийн гүйлгээний агуулгыг сайтар шалгаж, хүлээн авсан нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг хамаарах хугацааг тодорхойлох шаардлагатай.
Алхам 3
Нягтлан бодох бүртгэлийн дотоод анхан шатны баримт бичгийг байгууллага өөрөө боловсруулдаг. Ийм баримт бичиг нь захиргааны болон гүйцэтгэх засаглалтай байж болно. Захиргааны баримт бичигт тодорхой бизнесийн үйл ажиллагаа эрхлэх шаардлагатай тухай тушаал, заавар, зааврыг агуулдаг. Гүйцэтгэх буюу цагаатгах ажиллагааг гүйлгээний баримтыг бүртгэнэ. Ихэнхдээ нэг анхан шатны баримт бичиг нь захиргааны болон гүйцэтгэх аль аль нь байж болно. Нягтлан бодох бүртгэлийг системчлэхийн тулд захиргааны болон гүйцэтгэх баримт бичгийн үндсэн дээр нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийг боловсруулдаг.
Алхам 4
Анхдагч нь бизнесийн гүйлгээний баримтыг бүртгэдэг баримт бичиг юм. Нягтлан бодох бүртгэлийн ихэнх баримт бичгийн хувьд анхан шатны баримт бичигтэй ажиллах ажлыг "Нягтлан бодох бүртгэлийн тухай" Холбооны хуулиар зохицуулдаг. Энэ хуулийн дагуу бэлэн мөнгө, банкны баримт бичгийг засах боломжгүй, бусад бүх баримт бичигт нэмэлт өөрчлөлт оруулах боломжтой.
Алхам 5
Байгууллагын анхан шатны баримт бичигтэй ажиллахын тулд ажлын урсгалын хуваарь гаргадаг. Ийм хуваарь нь байгууллагын доторх баримт бичгийн шилжилт хөдөлгөөний хугацааг тодорхойлох, бизнесийн ажил гүйлгээг гүйцэтгэгчдийг тодорхойлоход шаардлагатай байдаг.
