Байгууллага бүр бизнесийн бүх ажил гүйлгээг хянах ёстой. Дүрмээр бол аливаа хөдөлгөөнийг нягтлан бодох бүртгэлийн дагалдах баримт бичгүүдээр хийдэг. Нягтлан бодох бүртгэлийг ийм баримт бичигт үндэслэсэн болно. Ерөнхийдөө нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг гэж юу вэ, яагаад шаардлагатай вэ?
Нягтлан бодох бүртгэлийн бүх баримт бичгийг нэгдсэн маягтаар, өөрөөр хэлбэл хуулиар тогтоосон маягт дээр боловсруулдаг. Маягтыг дээд байгууллагаас өгөөгүй тохиолдолд баримт бичгийг дурын хэлбэрээр боловсруулдаг. Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичигт нэр, эмхэтгэсэн огноо, байгууллагын дэлгэрэнгүй мэдээлэл, үйл ажиллагааны агуулга, ажиллагсдын албан тушаалын нэр, гарын үсэг зэргийг заавал агуулсан байх ёстой.
Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн мөн чанар нь байгууллагаас явуулж буй бүх бизнесийн гүйлгээг тусгах, татвар, нягтлан бодох бүртгэлийг хялбарчлахад оршино. Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичигт агуулагдах бүх мэдээлэл найдвартай, ойлгомжтой байх ёстой. Жишээлбэл, хэрэв та нягтлан бодох бүртгэлийн тайлан гаргаж байгаа бол үйл ажиллагааны агуулгыг хэт далд хэлбэрээр бичиж болохгүй, мөн чанарыг нь тодорхой, тодорхой зааж өгөх хэрэгтэй.
Баримт бичгийг менежер эсвэл захирлын тушаалаар батлагдсан хүн боловсруулсан байх ёстой. Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийг үйл ажиллагаа дууссан өдөр эсвэл дууссаны дараа хийдэг. Жишээлбэл, сарын эхээр шатахуун зарцуулдаг бөгөөд үүнийг гучин өдрийн турш өдөр бүр хийдэг. Нягтлан бодогч нь ирэх сарын эхний өдөр шатах тослох материалын хэрэглээг тооцоолж, нягтлан бодох бүртгэлийн тайлан гаргаж болно.
Баримт бичигт өөрчлөлт оруулахыг хориглоно. Алдаа анзаарсан тохиолдолд та залруулах тушаал гаргах ёстой. Дараа нь өөр баримт бичиг боловсруулж, ирээдүйд өмнөхтэй нь хамт бэхжүүлэх ёстой.
Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийг цаасан дээр болон цахим хэлбэрээр гаргаж болно. Гэхдээ хэрэв та сүүлийн аргыг хэрэглэвэл шаардлагатай бол төрийн байгууллагуудад, жишээлбэл, татварын албанд хүргүүлэхэд шаардлагатай байгаа тул хуулбарыг хэвлэх ёстой.
