Архивт хэргийг бэлтгэх, ирүүлэх нь ажлын урсгалын салшгүй хэсэг юм. Тэдний бүртгэл нь байгууллагад баримт бичиг бүрдүүлэхээс эхэлж, хуанлийн жилийн эцэс буюу хадгалалтын хугацаа дуусахад архивт шилжүүлснээр дуусна. Зарим тохиолдолд файлуудыг нэг жилээс илүү хугацаагаар хадгалдаг. Үүнд, жишээлбэл, боловсон хүчний бүртгэлтэй холбоотой баримт бичиг орно.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Архивт хэрэг бүртгэх журам нь цаг хугацаа их шаарддаггүй тул та одоогийн ажлын урсгалын үеэр тэдгээрийг бүртгэх дүрмийг дагаж мөрдөх ёстой. Хавтаст хэргийг архивт байнгын болон түр хадгалахаар шилжүүлэхдээ баримт бичиг, дугаарын хуудас оёж, ажлын зааварт заасан бол эцсийн бичээс, дотоод тооллого хийх шаардлагатай.
Алхам 2
Үүний зэрэгцээ тухайн байгууллага, аж ахуйн нэгжийн нэр, хэргийн нэршлийн дагуу индекс, хэргийг нээсэн, хаасан огноо, хадгалалтын хугацааг гардуулж буй файлын гарчгийн хуудсан дээр тусгасан болно. архивт.
Алхам 3
Архивлах баримт бичгийг тусдаа хатуу хавтастай хавтсанд хадгалдаг. Хэрэв баримт бичиг нь тодорхой үнэ цэнэтэй бол дүрмийн дагуу оёдолгүй, харин хавтас, дугтуйнд хийж хавтаст хэрэгт хавсаргана. Хатгасан, дугаарласан хэргийн төгсгөлд гэрчилгээжүүлэх хуудас, эхэнд нь дотоод бараа материал байрлуулна. Энэ тохиолдолд хэргийн зузаан нь 40 мм-ээс ихгүй, хуудасны тоо 250-аас ихгүй байна.
Алхам 4
Архивт байнга, мөн түр хугацаагаар, гэхдээ 10-аас доошгүй жил хадгалагдаж байгаа хэргийн хувьд хэргүүдийг архивт шилжүүлэх тооллого явуулдаг. Үүний зэрэгцээ боловсон хүчний бүртгэлтэй холбоотой баримт бичигт тусад нь тооллого хийдэг. Хэргийн нэрийг оруулаад тус бүрт нь серийн дугаар олгож, нэршлийн кодыг мөн зааж өгсөн болно. Баримтууд нь байгууллагын архивт хадгалагдсан тохиолдолд бараа материалыг хоёр хувь үйлддэг. Хэрэв файлуудыг улсын архивт шилжүүлэх бол дөрвөн хувь байх ёстой.
Алхам 5
10-аас доош жилийн хугацаанд дуусгасны дараа хадгалагдах хэргийг байгууллагын удирдлагын үзэмжээр архивлах боломжтой. Хэрэг оруулах шаардлага нь архивын ачаалал, хуучин баримт бичигт нэвтрэх давтамж зэргээс хамаарна.
