Оффисын ажил - ГОСТ Р 51141-98 "Оффисын ажил ба архивын бизнесээр зохицуулагддаг энэ байгууллагын удирдлагад баримт бичиг, баримт бичгийн дэмжлэгтэй ажиллах. Нэр томъёо ба тодорхойлолт ". Оффисын ажлын зохион байгуулалт нь аж ахуйн нэгжийн одоогийн үйл ажиллагаанд орж ирсэн, гарсан, дотоод баримт бичгийг бүртгэх, хадгалах, ашиглах ажлыг зохион байгуулах явдал юм.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Оффисын ажлыг зохион байгуулахдаа танай аж ахуйн нэгж, байгууллага, газарзүйн хувьд алслагдсан хэлтэс, салбарууд байгаа эсэхээ харгалзан үзэж, эдгээр хэлтэстэй харилцан ажиллах механизмыг бүрдүүлж өгөх хэрэгтэй. Бүртгүүлэх, бичиг цаас боловсруулах явцад асуудал гарахаас зайлсхийхийн тулд тэдгээрийн доторх оффисын ажлын систем нь төв оффистой ижил байх ёстой.
Алхам 2
Төвлөрсөн, холимог эсвэл төвлөрсөн бус хэлбэртэй оффисын аль хэлбэрийг ашиглахаа бодоорой. Тэдний сонголтыг аж ахуйн нэгжийн бүтэц (газар зүйн хувьд алслагдсан дэд хэсэгтэй эсэх) болон оффис менежментийн үйлчилгээний техникийн тоног төхөөрөмжөөр тодорхойлно. Хэрэв энэ үйлчилгээ цөөн тооны бөгөөд техникийн хувьд хангагдаагүй бол түүний чиг үүргийн нэг хэсгийг дэд хэсгүүдэд шилжүүлдэг. Энэ тохиолдолд холимог оффисын ажил явагдана. Энэ үйлчилгээ нь шаардлагатай бүх боловсон хүчин, техник хангамж, програм хангамжаар тоноглогдсон тохиолдолд бүртгэл хөтлөх энэ хэлбэрийг төвлөрүүлнэ.
Алхам 3
Бүтцийн нэгж тус бүрт оффисын ажил гүйцэтгэх тусгай боловсон хүчний нэгжийг сонгоно уу. Хэрэв энэ боломжгүй бол үндсэн ажил үүргийнхээ гүйцэтгэлийг бичиг хэргийн ажилтай хослуулах өөр ажилтан томил.
Алхам 4
Ирсэн, гарсан, дотоод бүх баримт бичгийг багтаасан хэргийн тоо, нэр томъёог тодорхойл. Хэрэв эдгээр нь дээд (эцэг эх) байгууллагын баримт бичиг бол түүнийг толгойдоо авч хэлэлцүүлэхээр хүргүүлсэн болно; харьяа байгууллагуудын баримт бичгийг тэдэнтэй ажиллах асуудал эрхэлсэн орлогч даргад хэлэлцүүлэхээр хүргүүлнэ. Үүний дагуу иргэдийн уриалгыг хүн амтай ажиллах үүрэг хүлээлгэсэн орлогч руу чиглүүлдэг.
Алхам 5
Корреспондентын тойргийг тодорхойлсны дараа энэ баримт бичиг аль корреспондентийн бүлэгт хамааралтай болохыг нэн даруй тодорхойлж болох ангилагчийг үүсгээрэй. Жишээлбэл, төрийн байгууллагуудын хувьд 01 код, дээд байгууллагын захидалд 02 код, ханган нийлүүлэгчдэд 03 код, үйлчлүүлэгчдэд 04 код гэх мэтийг оноож өг. Энэ нь байгууллагын доторх баримт бичгийн урсгалыг оновчтой болгоход тусална.
Алхам 6
Баримт бичгийн эргэлтийг ямар хэлбэрээр хийхийг сэтгүүл эсвэл картанд тодорхойлно уу. Энэ хоёр хэлбэрийг цахим баримт бичгийн менежментийн тусгай хөтөлбөрт хэрэгжүүлдэг. Хэрэв та ийм програм худалдаж авах боломжгүй бол баримт бичгийн бүртгэлийн цахим сэтгүүл ашиглана уу, тэдгээрийг Excel дээр зурж болно.
