Аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийг дарааллаар нь хадгалах ёстой. Бусад бизнесийн баримт бичгийн дунд бараа нийлүүлэх шаардлагатай гэрээг олоход хялбар болгохын тулд тусдаа тавиур эсвэл хавтас үүсгэх нь зүйтэй. Гэхдээ зөвхөн биш. Гэрээг өөрсдөө бас оновчтой болгох хэрэгтэй.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Цэвэрлэхийг хүссэн бүх гэрээг цуглуулж, тэдгээрийг үнэлэх. Тэдгээрийг хэр олон удаа, ямар түншүүдтэй хийдэг болохыг анхаарч үзээрэй. Энэ нь баримт бичгийг хэрхэн ангилахаа сонгоход тусална.
Алхам 2
Хэрэв олон түншүүд байгаа бол гэрээг байгуулах өдрөө захиалах арга нь илүү тохиромжтой байдаг. Удаан хугацааны туршид ижил фирмүүдтэй гэрээ байгуулсан тохиолдолд тэдгээрийг түншүүд тусдаа ангилал (хавтас) болгон нэгтгэж болно. Зарим тохиолдолд зөвхөн түнш пүүсүүдийн нэрээр цагаан толгойн дарааллаар гэрээ байгуулах нь хангалттай юм.
Алхам 3
Та аль ч аргыг сонгосон байсан том оврын хавтас ашиглахад маш тохиромжгүй гэдгийг санаарай. Гэрээг нягталж үзээд хугацаа нь дууссан гэрээг ерөнхий стекээс хас. Тэдэнд зориулж тусдаа хавтас үүсгээрэй. Ийм гэрээг ихэвчлэн үе үе хийдэг бөгөөд өдөр тутмын ажилд шаардагддаггүй.
Алхам 4
Гэрээг он цагийн дарааллаар зохион байгуулахдаа бүртгэл хөтлөх, хадгалах ерөнхий зарчмуудыг баримтал. Ихэнхдээ ашигладаг хавтаснуудад саяхан байгуулагдсан гэрээнүүд дээд талд байрладаг. Доорх бүтээлийн өмнөх огноотой баримт бичиг байна. Архивт бүртгүүлэхдээ эсрэгээр эхнийх нь дээд талд, хамгийн сүүлд байгуулагдсан гэрээ доор байх ёстой.
Алхам 5
Маркер, шошго, хавчуурга болон бусад бичгийн хэрэгслийг ашиглан нэг ангиллыг нөгөөдөөс нь нүдээр ялгаж салгах. Ийм зааглагч хавтас дотор тодорхой харагдаж байгаа эсэхийг шалгаарай. Энэ нь шаардлагатай бичиг баримтыг хайхад ихээхэн дөхөм болно.
Алхам 6
Бараа нийлүүлэх бүх гэрээг хавтсанд тохирсон байдлаар байрлуулсны дараа баримт бичгийн бүртгэлийг хийхээ мартуузай. Үүнийг нүүрэн дээрээ эсвэл бүх гэрээний дээд хавтсанд хийж тавь. Бүртгэлд хоосон мөр үлдээнэ үү. Шинэ гэрээнд хөрөнгө оруулахдаа энэ талаархи мэдээллийг бүртгэлд оруулна уу.
