Оффисын ажил гэдэг нь баримтат дэмжлэг үзүүлэх, янз бүрийн албан ёсны баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулахтай холбоотой үйл ажиллагааны төрөл юм. Баримтжуулалт нь баримт бичгийг бүрдүүлэх зорилготой бичиг хэргийн салбар юм.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Баримт бичгийн хадгалалтын зохион байгуулалттай холбоотой үйл ажиллагааг архивын ажил гэж ангилдаг. Бизнес эрхлэгч аж ахуйн нэгжийг бүртгүүлснээр өөрийн ажлыг баримтжуулж эхэлдэг. Менежментийн чиглэлээр бизнес эрхлэгчдийн үйл ажиллагаа нь үргэлж янз бүрийн баримт бичгийн засвар үйлчилгээ дагалддаг. Бизнес эрхлэгч нь оффисын ажлыг зохион байгуулах үүрэгтэй бөгөөд баримт бичигтэй ажиллахдаа тодорхой дүрэм, журмыг дагаж мөрдөх ёстой. Албан тушаалтнууд нь оффисын ажлын менежментийг эрхэлдэг бөгөөд тэд оффисын ажил, нягтлан бодох бүртгэл, баримт бичгийн менежментийг хариуцдаг.
Алхам 2
Удирдлагын бүхий л чухал шийдвэрүүдийг баримт бичигт тусгасан байдаг нь нэг талаас аж ахуйн нэгж, төрийн байгууллагууд, нөгөө талаас хувь хүмүүсийн хоорондын харилцаа юм. Саяхан батлагдсан ГОСТ РИСО 15489-1-2007 стандартын "Баримт бичгийн менежмент. Ерөнхий шаардлага" -ын дагуу баримт бичиг нь аливаа материаллаг хэрэгсэл дээр тэмдэглэгдсэн, олж авсан, бий болгосон, хадгалсан хувь хүн эсвэл байгууллагад хадгалагдах таних боломжтой мэдээлэл юм..
Оффисын ажил гэдэг нь баримт бичгийг удирдаж, үйл ажиллагааныхаа явцад бий болгох хүмүүсийн практик үйл ажиллагааг хэлнэ.
Алхам 3
Баримт бичиг нь бизнесийн үйл ажиллагааны маш чухал сан, элемент юм. Албан хэрэг хөтлөлтийн тусламжтайгаар албан хэрэг хөтлөлтийн системийг зөв зохион байгуулснаар аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааг эмх цэгцтэй, үр ашигтай, хариуцлагатайгаар гүйцэтгэх боломжтой юм.
Ялангуяа цаасан баримт бичгийн эргэлтээс бүрэн татгалзах боломжгүй байгууллагуудын хувьд цахим баримт бичгийн менежментийн систем болох шаардлагатай тохиолдолд цаасан баримт бичгийг ашиглахыг зөвшөөрдөг програм хангамжийн системийг бий болгосон.
